Mi az a rendezvényszervezés?

20 év mondatja velünk – Activiteam

By Pretsner István

A rendezvényszervezés mindenkitől kitartó, összeszedett, pontos és jól megtervezett munkát igényel. A kérdés az, hogy ki a legalkalmasabb erre a feladatra. Tényleg bárki meg tud szervezni és le tud bonyolítani egy profi rendezvényt? A tízmillió szövetségi kapitány országában minden bizonnyal megtaláljuk a választ, érdemes azonban közelebbről is megvizsgálni a rendezvényszervezés folyamatát

Definíció szerint a rendezvény egy bizonyos közösség keretein belül, adott helyen és időben, előre meghatározott célból (szakmai, társadalmi, tudományos, kulturális, sport vagy egyéb) megtartott összejövetel, melynek során emberek egy csoportja közös programon vesz részt alkalmi jelleggel. Az összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő és szervező munka, az infrastruktúra biztosítása és a résztvevők koordinálása pedig maga a rendezvényszervezés.

Mi is az a rendezvényszervezés?

Elsőre egyszerűnek tűnhet egy szülinap vagy egy céges workshop megszervezése, de ne felejtsük el, hogy sokan évekig tanulják a rendezvényszervezés mesterségét, majd hivatásszerűen gyakorolják azt. Érdemes tehát átgondolni a lépéseket és szervezetten hozzálátni, ahelyett, hogy fejest ugranánk a közepébe.

A rendezvényszervezés komplex munkafolyamat, olyan részfeladatokkal, amelyek mindegyike egyaránt fontos, tehát legjobb, ha a koordináció egy kézben fut össze.
Ebben az értelemben maga a koordináció is egyike a részfeladatoknak.
A rendezvényszervezés munkafolyamatának legfontosabb feladatai a következők:

  • a rendezvényszervezés dokumentálása (tervezés, költségvetés, forgatókönyv,
    meghívók, szóróanyagok)
  • a megfelelő rendezvényhelyszín kiválasztása
  • a dátum kitűzése
  • a vendéglista menedzselése
  • az egyes részfeladatokat ellátó szolgáltatók kiválasztása
  • a rendezvény lebonyolítása közbeni teendők, az esetleges váratlan
    fejlemények kezelése
  • és végül a rendezvényszervezés utómunkálatai

Mik a lépései, hogyan állj neki egy rendezvény szervezésének?

Célok meghatározása

A tervezési fázis első és legfontosabb lépése a rendezvény céljának meghatározása.
Ez sokszor egyszerűnek tűnik, de számos olyan rendezvénytípus létezik, amelyek bizonyos sajátosságaiból fakadóan más és más követelményeket kell figyelembe venni.

A céges rendezvények általában csapatépítés, tréning, kommunikáció vagy marketing céllal történnek. A vállalatok számára egy rendezvény közvetlen kapcsolattartást jelent a vevőkkel, de az Activiteam tapasztalatai szerint egyre hangsúlyosabb a szórakoztatás is, hiszen így az üzenetet élmény formájában lehet eljuttatni a célcsoporthoz. A rendezvény célját a későbbi részfeladatok végrehajtása során is érdemes szem előtt tartani, hiszen meghatározza a költségvetést, az arculatot, a helyszínt, adott esetben a dátumot és a vendégek körét is.

Breif - rebrief

A rendezvényszervezés tervezési fázisának másik kulcseleme a pontos
rendezvényszervezői brief. A brief egy részletes, írásos dokumentum, amely
egyértelműen tartalmazza az összes olyan információt, ami az esemény
megszervezéséhez szükséges (megrendelő és kapcsolattartó neve, elérhetősége, a rendezvény neve, típusa, időtartama, célcsoportja, létszáma, lokációra vonatkozó elképzelés, ellátás típusa, igényelt szolgáltatások stb.). A megrendelő által a szervező számára készített dokumentum a lehető legalaposabb és minden részletre kiterjedő terv, az együttműködés alapja. Minél kevesebb kérdéssel áll elő a szervező a brief elolvasása után, annál jobb briefet sikerült készítenünk. Amint elfogadja a szervező a briefet, indulhat a munka!

Vendéglista és guest-management

Azt, hogy várhatóan hányan (legalább egy -tól -ig számot meg kell adni) vesznek részt a rendezvényen, illetve hozhatnak-e kísérőt, mindenképpen bele kell foglalni a rendezvényszervezői briefbe. A rendezvényszervezés munkafolyamatának
előrehaladtával ez a szám egyre pontosabb lesz, amit a megrendelő folyamatosan kommunikál a szervező felé. A létszám meghatározása mellett a résztvevők profilozása is fontos (nem és kor szerinti megoszlás, stílus stb.), hiszen erre épül a rendezvény arculata és a programok jellege. A legtöbb esetben minden résztvevő stílusát figyelembe kell venni, de vannak olyan rendezvények (születésnap, céges
búcsúztatás stb.), ahol egy ember köré épül az esemény. Ilyenkor természetesen az ő igényeit kell elsősorban figyelembe venni.
Fontos felmérni, hogy mennyit hajlandóak a vendégek utazni, szükség van-e szállásra vagy a nap végén mindenki könnyen haza tud jutni. Adott esetben csak a vendégek egy részének kell szállást foglalnunk, a többieknek pedig a hazajutását kell facilitálnunk.
Mindezek alapján tehát elkészül a vendéglista, vagyis most már konkrétabban lehet tervezni a meghívók stílusának és számának tekintetében.

A dátum

Ha a meghívottak várható listája és az esemény célja megvan, akkor nagyjából be lehet lőni a rendezvény megfelelő időpontját is. A vendéglista összetétele (kor, foglalkozás, pozíció stb.) és a rendezvény típusa alapján célszerű átgondolni, hogy milyen dátum lenne a legpraktikusabb. Ha például üzleti jellegű eseményről van szó, azt célszerű hétköznapra tenni, míg egy privát bulit inkább hétvégére vagy péntek estére érdemes tervezni. A napszak pedig az esemény céljától és a résztvevők életkorától is függhet. Napközben délelőtt vagy egy üzleti reggelin jobban koncentrálnak a résztvevők, mint délután vagy este, ami inkább csapatépítésre vagy vacsora megrendezésére alkalmas. Ne feledkezzünk meg az országok közötti időeltolódásról sem, ha online eseményre más országból is érkeznek résztvevők.
Amennyiben gyerekek is érkeznek, vagy főleg róluk szól a rendezvény, akkor nem
érdemes az ebéd utáni alvás időpontját megzavarni, sem pedig estébe nyúló programot választani. Ha viszont olyan csapatépítőt szeretnénk szervezni, ami esti buliba torkollik, akkor egy késő délutáni időpont tökéletes lehet.

Ne feledjük, hogy a dátum kiválasztását a helyszín és a szolgáltatók rendelkezésre
állása is erősen befolyásolhatja. Nagyobb rendezvényekhez akár fél vagy egy évvel korábban le kell szervezni az infrastruktúrát, míg kisebb eseményeknél pár hónappal korábban is elegendő lehet. Bizonyos programtípusok esetében érdemes az évszakot is figyelembe venni, és ennek alapján kiválasztani az ideális időpontot.

Mennyibe kerül egy rendezvény?

Nagyon fontos, hogy a rendelkezésre álló költségkeretet a megrendelő legalább nagyságrendileg meghatározza a rendezvényszervezői briefben. A szervező ez alapján tud lehetséges helyszínek után nézni, illetve mérlegelni, hogy milyen kaliberű
helyszín mellett milyen és mennyi addicionális igény elégíthető ki. Célszerű listát vezetni a várható kiadásokról, illetve a költségkeret bizonyos százalékát félretenni vészhelyzet esetére, amikor olyan váratlan kiadások merülhetnek fel a szervezési folyamat közben, amikre senki sem számított. A helyszín, a catering és a szolgáltatók csak a rendezvény alapját adják, a programok függvényében még sokat változhat a büdzsé. Az Activiteam rengeteg olyan ötlettel és programcsomaggal rendelkezik, amelyek különféle büdzsével dolgozó rendezvényeket tudnak sikerrel megtámogatni.

Ezután következhet az ajánlatírás, a részletes költségtervezés, a pontosítások, melyeket akár második körös ajánlati szakasz is követhet. Az ajánlat elfogadása után pedig mehet az összetett szervezés, melynek gyümölcse egy olyan rendezvény lesz, amely hajszálpontosan megegyezik a megrendelő elképzeléseivel, vagy akár még felül is múlja azokat! Az Activiteam minden megrendelő esetében erre törekszik.

A helyszín meghatározása

Ami a helyszínt illeti, világjárvány idején legbiztonságosabb az online térben keresni megfelelő platformot az adott rendezvény számára. Az Activiteam egyik ismérve a rugalmasság, a korszellemhez és az igények változásához való gyors alkalmazkodóképesség, ezért cégünk 2020-ban tovább bővítette Covid-konform online csapatépítő programjainak palettáját.MagicBox menüpont alatt található, népszerű online csapatépítő programcsomagjaink 2021-ben is rendelkezésre állnak. Fejlesztéseink különleges pillanatokat és örök emlékeket nyújthatnak egy e-teambuilding program keretein belül, de a játékos koncepciók használhatók icebreakerként meetingek, konferenciák előtt vagy akár promóciós célokra is.

,,Békeidőben” vagyis amennyiben a rendezvény megszervezésének nincs akadálya, javasolt időben kiválasztani és lefoglalni a tökéletes helyszínt. Érdemes hangsúlyt fektetni a lokáció körültekintő kiválasztására, mivel az alapvetően meghatározza a rendezvény hangulatát.

Milyen messzire kell utazniuk a résztvevőknek? Szállásra lesz szükség vagy a rendezvény után mindenki haza tud jutni? Hogyan közelítik meg a vendégek a helyszínt? A résztvevők ülve vagy állva foglalnak helyet? Milyen a világítása és az akusztikája a helyiség(ek)nek? A programok mennyi mozgásteret igényelnek? Milyen helyigénye van a support személyzetnek, a cateringnek és az eszközparknak?

A helyszínbejárás, melynek során a fenti kérdésekre választ kapunk, elmaradhatatlan sarokpontja a rendezvényszervezésnek, csakúgy, mint a kondíciók és a lemondási feltételek lefektetése.

És végül mindez mennyire pontosan fedi le a megrendelő eredeti elképzeléseit az általa megálmodott rendezvényhelyszínről? Reméljük, hogy felülmúlja azokat!

Eszközpark meghatározása és biztosítása

A legtöbb rendezvényhelyszín felkészülve várja a látogatókat, és a flipchart tábla
vagy egy projektor általában nem jelent gondot, de azért nem árt rákérdezni, hogy megfelelő számban rendelkezésre állnak-e a szükséges eszközök az adott rendezvényhez. Egyes csapatépítő programoknál egyéb, nem szokványos eszközigények is felléphetnek, amiknek a beszerzését időben el kell indítani a megfelelő rendezvénykellék szolgáltatóknál. 

A költségkeretet és a szervezés időtartamát nagyon meg tudja zavarni, ha nem megfelelő a kommunikáció az eszközparkkal vagy a dekorációval kapcsolatban, és túl későn derülnek ki bizonyos hiányosságok. Nyugodtan küldjünk egy listát a szükséges felszerelésekről a kiválasztott helyszínnek, így még bőven lesz időnk pótolni a hiányosságokat a rendezvény előtt!

A program összeállítása és a forgatókönyv

A program szakmai része ha van, tartalmilag adott, hiszen a téma köré szerveződik a rendezvény. Az előadókat célszerű jóval hamarabb megkeresni és felkérni, hogy ha nem alkalmas számukra az időpont, legyen időnk más megoldásokon gondolkozni
(online bejelentkezések vagy más előadók keresése). A program szórakoztató része, a szabadidős tevékenységek vagy a csapatépítő program az, amihez a rendezvényszervező ügynökségek tudják a legjobb ötleteket adni. 

Közben a rendezvényszervezői briefből fokozatosan egy immár minden részletre kiterjedő forgatókönyv születik. A rendezvény típusa, célja és a várható létszám már az elején szerepel a briefben, míg a többi fontos sarokpont (helyszín, dátum, program) a szervezési folyamat közben kerül bele végleges formában. A forgatókönyv tartalmazza, hogy melyik munkafázisban ki mit csinál, miért vállalja a felelősséget. A rendezvényszervezés sarkalatos pontja a koordináció is. Nagyon lényeges, hogy a szervezési folyamat minden résztvevőjéhez ugyanazok a legfrissebb információk jussanak el, hiszen így tudják jól összehangolni a munkájukat. Erre a célra legjobb, ha valamilyen megosztható online felületet használunk (pl. GoogleDocs, GoogleSheets), ahol mindenki számára azonnal látható a változtatás, melyet valamely felhasználó végrehajt.

A rendezvény közben elvégzendő feladatokról se feledkezzünk meg, a forgatókönyvnek ezeket is tartalmaznia kell. A rendezvény típusától függően a forgatókönyvnek lehetnek olyan részei is, amelyek a műsorvezető feladatait és a program(ok) lebonyolításának módját tartalmazzák részletekbe menően. A várhatóan előforduló problémák, váratlan fordulatok esetén felmerülő tennivalókra is ki kell térnünk és amennyire lehet, felkészülni rájuk.

The show must go on!

A profi rendezvényszervező nem ijed meg a kisebb-nagyobb változásoktól, képes ura maradni a helyzetnek és mindig elő tud húzni egy B-tervet a mellényzsebből. Nem esik pánikba, sőt, élvezi is a kreativitást igénylő új, váratlan szituációkat és a flowélményt,
amit a sikeres megoldások nyújtanak számára. Ez az a bizonyos ,,kicsi
plusz”, amiben az Activiteam 20 éves tapasztalata pótolhatatlan előnyt jelent. Azt már nem is kell említenünk, hogy az átlagos rendezvény és a bombasiker között sokszor csak egy kicsi plusz a különbség!

A meghívók kiküldése

A meghívókat 2-3 héttel a tervezett program előtt, fontosabb eseményeknél hónapokkal előbb illik kiküldeni. A meghívó tartalmazhat egy viszonylagos tájékoztatót a helyszín megközelíthetőségéről, az étkezés(ek)ről, a dress code-ról és a várható programokról, hiszen a meghívottak eszerint készülnek. A meghívó formátuma a rendezvény és a meghívottak profiljától függ: a komoly, protokolláris vagy ünnepélyes rendezvények nyomtatott meghívót követelnek meg, a céges rendezvényekre vagy kisebb, informális eseményekre e-mailes meghívó is megfelel.

Előfordul, hogy a nyomtatott meghívó kiküldése után egy-két héttel online meghívó is kimegy, mintegy emlékeztetőképpen. Az utóbbi előnye, hogy lehetőség van visszajelzést kapni a részvételi szándékot illetően, és ételallergiával kapcsolatos
igényeiket is jelezhetik a vendégek.

A vendégek profiljától függően (korcsoport, médiafelhasználás) a közösségi média egyes platformjai is bevonhatók: egy Facebook zárt csoportban például kiválóan lehet
információkat megosztani egy eseményről.

A részfeladatokat ellátó alvállalkozók kiválasztása

A rendezvény sikere erősen függ a szolgáltatások minőségétől, ezért időben el kell kezdeni keresni a megfelelő szolgáltatókat. Kisebb, privát vagy informális rendezvényeken kevésbé, de egy nagyszabású eseményen ez rendkívül fontos szempont. Gondoljunk csak az előkészületi szakaszban a meghívókat előállító nyomdára, a helyszíni dekorációra, a berendezésre, a műsorvezető vagy host és az egyéb szereplők sminkesére, fodrászára, a rendezvény közben a DJ, a VJ, a fotós, a videós, a technikusok, a hostessek, a tolmácsok munkájára, és végül a rendezvény után a pakoló- és takarítószemélyzetre, és a cateringről még nem is beszéltünk.

Mindezek felkutatása, szerződtetése és összehangolása nem egyszerű feladat!

Catering

A rendezvény típusától függően a catering lehet csupán kávé és pogácsa bekészítés, svédasztalos állófogadás vagy akár ültetett díszvacsora is. Ennek kiválasztásában és a menü összeállításában a profi catering szolgáltató sokat tud segíteni, ha a megrendelő pontos leírást ad a rendezvényről és a vendégek profiljáról. 

Fontos, hogy az allergének fel legyenek tüntetve az étlapon, illetve legyen B- menü az ételallergiával küzdő vendégek számára. Az ételallergia részletkérdésnek tűnik, de a részletekben bújik meg az ördög…semmi sem tudja úgy elrontani a rendezvényt, mint egy súlyos allergiás roham vagy egy éhen maradt vendég!

A rendezvény lebonyolítása

Az utómunkálatok - tanulságok leszűrése

Az utómunkálatok első, közvetlenül a rendezvény utáni lépése a pakolás és takarítás, amit a takarítószemélyzet végez. Később azonban megkezdődik a rendezvény sikerének kiértékelése. Elérte az eredetileg meghatározott célját? Sikerült tartani a költségtervet? Eltértünk az eredeti forgatókönyvtől? Sikerült megoldani a váratlan helyzeteket? Ezeket a kérdéseket mind-mind érdemes kielemezni, hogy a következő rendezvényszervezői munkafolyamat zökkenőmentesebb lehessen és a következő rendezvény még az eddigieknél is sikeresebb legyen.

Természetesen ezzel a folyamat még nem zárult le, hiszen a menet közben lefűzött számlák alapján történő elszámolások, a szerződések szerinti kifizetések a szolgáltatók felé még mind hátravannak. További feladat, hogy a rendezvényről készült dokumentációt, fényképeket vagy riportokat az arra megfelelő, jól megválasztott platformokon elérhetővé kell tenni az adott közösség, a résztvevők számára. Erre adott sajtótermék vagy céges belső kommunikációs felület, illetve a közösségi média felületei is alkalmasak lehetnek.

Továbbá a céges, főleg a rendszeres rendezvények után érdemes visszacsatolást kérni arról, hogy hogyan érezték magukat a résztvevők, jó volt-e a party. Ebből sokat lehet tanulni, illetve ez az egyik módja a babérok learatásának is!

Ki szervezze az eseményünket?

A fentiek tükrében leszögezhetjük, hogy a rendezvényszervezés egy önálló szakterület, melynek a profi rendezvényszervező cégek az igazi mesterei. A legtöbb cégvezetőben felmerül azonban a kérdés, hogy kisebb ráfordítással megoldható lenne-e a céges rendezvény megszervezése, ha egy belsős kollégának adnák a megtisztelő feladatot. 

Mi a jó döntés?

A belsős munkatárs

A belsős kolléga minden bizonnyal nagyon jól ismeri a cég működését, piaci helyzetét, termékeit, munkafolyamatait, az ott dolgozók profilját, igényeit és a cég telephelyeit. Ebből kifolyólag valószínűleg jól ki tudja választani, hogy mi lenne a legmegfelelőbb program például egy csapatépítő tréningre, mert ismeri a kollégákat és a csapat előnyeit, hátrányait, de ötletekért valószínűleg a rendezvényszervező cégek weboldalait böngészné.

Mint azt a fentiekben láthattuk, számos szakterülethez tartozó témában kell döntéseket hozni a rendezvényszervezői folyamat közben (költségterv, szolgáltatók, kommunikáció, a rendezvény arculata, meghívók formátuma stb.). A belsős kolléga, még ha van is rendezvényszervezői tapasztalata, a saját területén tudna leginkább konstruktívan hozzájárulni a rendezvényszervezői folyamathoz, a többi területen kevésbé valószínű, hogy mindig jó döntéseket tudna hozni. Felmerül a kérdés, hogy a kolléga a szervezői feladatok mellett továbbra is maximálisan el tudja-e látni a pozíciójának megfelelő mindennapi feladatait, illetve kié a felelősség, ha a túlterheltség miatt hiba csúszik a rendezvényszervezői folyamatba.

A kolléga garantáltan több munkaórát fog tölteni a szervezéssel, mint amennyit a saját munkakörével szokott, mert számára új területekkel kell megismerkednie. Így sokkal többe kerülhet a cégnek a rendezvény megszervezése, mint ha szerződtetne egy külsős céget. A belsős kolléga felkérése valószínűleg csak első ránézésre tűnik tehát költséghatékony módszernek, a hibalehetőségek száma annál nagyobb. Egy jól megválasztott külső ügynökség viszont leveszi a cég válláról a rendezvényszervezés
egész terhét.

Miért ügynökség?

Egy profi csapat szerződtetése rengeteg előnnyel jár. Ők állandó alvállalkozókkal
dolgoznak, akikkel bejáratott, jó kapcsolatuk van, jól tudnak együttdolgozni. Emiatt jóval kedvezőbb árakat tudnak kialkudni, mintha egy belsős kolléga keresi meg őket
egyetlen projekt erejéig. Így csak egy szerződést kell tető alá hozni, és nem szükséges a számos különböző szolgáltatóval külön-külön szerződést előkészíteni.

A rendezvényszervező cég meglepően jól rá tud világítani, hogy milyen típusú rendezvényre lenne szükség. Például egy adott téma köré néha jobb konferenciát szervezni, mint workshopot, vagy irodán belüli csapatépítés helyett hatékonyabb lehet egy sportnap. Egy ügynökség a kommunikációs eszközök terén is szélesebb palettával rendelkezik (molinók, displayek, bejáratott sajtókapcsolatok, influenszerek stb.), mint a belsős kolléga, akinek nem ez a szakterülete.

Így a kollégákra azok a projektek maradnak, amikhez igazán értenek és amik miatt alkalmazták őket, a hibalehetőségek száma is lecsökken, a kiadások sem nőnek feleslegesen és mindenki boldogabb. A végeredmény pedig: boldog alkalmazottak,  jobb csapatmunka, gondtalan cégvezetés, sikeres rendezvény és több elérhető ügyfél!

Miért is szervezünk rendezvényeket?

A sikeres rendezvénynek hosszútávon több gyümölcse van (eredményes csapatépítés után a jobban működő, produktívabb csapat, promóciós rendezvény esetén a
célcsoport hatékonyabb elérése stb.), mint amennyi ráfordítást igényelt, ezért megéri az arra legalkalmasabb rendezvényszervező csapatot megkeresni.

Igen, a Te rendezvényedet is ilyen profin fogjuk megszervezni és lebonyolítani!