Rendezvényszervező, csapatépítő cégek listája, választási szempontok

Rendezvényszervező cégek és csapatépítő cégek – mi a különbség, és melyikre van szükséged?

A rendezvényszervező cégek és a csapatépítő cégek megkülönböztetése nem mindig egyértelmű a témában nem járatosak számára. A két szervező cég más-más fókuszterületen dolgozik: az egyik egy program egészének vagy egy részének a megvalósulásán dolgozik, a másik egy közösségnek (vagy azzá formálódó) csoport számára alkot megfelelő programot. Egy vállalati karácsonyi parti, egy konferencia vagy egy élményalapú csapatépítés mögött tehát egészen eltérő szakmai háttér és módszertan állhat.

Ez a cikk arról szól, mi a különbség a rendezvényszervező cégek és a csapatépítő cégek között, valamint hogy miben segítenek pontosan, és hogy te hogyan tudod kiválasztani a számodra legmegfelelőbb szervező céget partnernek. 

Mik azok a rendezvényszervező cégek, és miben segítenek?

A rendezvényszervező cégek alapvetően események teljes körű lebonyolításával foglalkoznak. Ők felelnek a koncepciótól a kivitelezésen át az utolsó szalvétatartóig mindenért: a megfelelő helyszín lefoglalása, a  szükséges technika, a catering (beleértve az ételallergiásokat), a program (minden jelen lévő korosztály számára), illetve mindezek logisztikája és koordinációja.

Milyen típusú rendezvényeket szerveznek?

A legtöbb rendezvényszervező cég az alábbi eseménytípusokra specializálódik: vállalati rendezvények (például évzáró party, díjátadó gála, vagy bármilyen más ügyfélrendezvény). Aztán ott vannak a konferenciák és szakmai napok, a különböző termékbemutatók vagy sajtóesemények. De rendezvényszervezők rendezik a családi napokat, fesztiválokat is, illetve a protokolláris és egyéb reprezentációs eseményeket is. És természetesen az esküvők és egyéb családi események is általában ide tartoznak.

A fókusz minden esetben az élményen és a gördülékeny lebonyolításon van – a cél, hogy vendég, a résztvevő azt érezze, hogy minden a helyén van, és egyetlen apró részlet tökéletlensége se vonja el a figyelmét a lényegről (valamint, hogy a vendégek, ügyfelek jól érezzék magukat).

Teljes körű vagy részfeladatokra specializált szolgáltatás?

Vannak cégek, amelyek komplett projektmenedzsmentet vállalnak (a koncepciótól a költségvetésen át a lebonyolításig, és akár a pályázati elszámolásig), míg mások egy-egy részterületre specializálódtak.

Ilyen részterület lehet a technikai kivitelezés, a dekoráció, a hostess szolgáltatás, a programszervezés vagy fellépők leszervezése, illetve a catering. A választás attól is függ, hogy a megbízónál van-e belső (praktikusan marketing vagy HR) csapat, aki a koordinációt kézben tartja, vagy a teljes szervezést átadják a rendezvényszervező cégnek.

Mit kínálnak a csapatépítő cégek vállalatok számára?

A csapatépítő cégek a redezvényszervezőkkel ellentétben nem pusztán programot szerveznek, hanem elsősorban fejlesztési céllal dolgoznak, egy konkrét csoporttal. A fókusz itt a munkatársak közötti együttműködésen, kommunikáción, motiváción és a vállalati kultúra erősítésén van. A csapatépítő programok lehetnek nyögvenyelősek és ellenállásba ütközőek, de lehetnek életre szóló élmények is. Sok múlik azon, hogy ki szervezi. Lássuk, milyen típusai vannak.

Indoor és outdoor csapatépítő programok

Indoor programok: a fókusz elsősorban a belső munkán van, és a közösség egymás közti viszonyai vannak a központban. Tipikusan ilyenek a tréningek, a kreatív workshopok, stratégiai játékok, gamifikált feladatok. 

Outdoor programok: nemcsak nagy létszámú csoportoknak! A kinti programokban nagyobb hangsúly van a mozgáson és a fizikai kihívásokon. A leggyakoribbak a kalandparkos programok, a különböző sportos kihívások, városi csapatjátékok. 

Ide tartoznak a CSR, vagyis vállalati társadalmi felelősségvállalás (Corporate Social Responsibility) típusú kezdeményezések. Itt nem elsősorban a gondtalan, pénzszóró szórakozáson van a hangsúly, hanem hogy a cég beleáll egy társadalmi kérdésbe, és közösen, aktívan tesznek is valamit. Gondoljunk csak környezetvédelmi akcióra (faültetésre, szemétszedésre), önkéntes napra (padfestés, cipősdoboz-megtöltés) stb. 

Máshogy megfogalmazva: az indoor-típusú programok inkább strukturáltak, az outdoor-programok inkább élmény- és dinamikaorientáltak.

Élményalapú és készségfejlesztő programok különbsége

A csapatépítésben ezt a kettőt megkülönböztetjük, hiszen más-más a cél. Az élményalapú programok elsősorban a közösség kohézióját hivatott növelni a közös élmény, kikapcsolódás, motiváció, pozitív érzelmi kötődés által.

A készségfejlesztő programok konkrét kompetenciákat fejlesztenek, vagy problémákat oldanak meg (például kommunikáció, konfliktuskezelés, vezetői készségek).

Egy jó csapatépítő cég képes programjaiban e kettőt megfelelő arányban, az ügyfél igényeire szabva ötvözni.

Melyek a legfőbb különbségek a rendezvényszervező és a csapatépítő cégek között?

Egy rendezvényszervező cég eseményközpontú és logisztikai fókuszú; elsősorban a  vendégek élményére és a program gördülékeny lebonyolításra koncentrál.

A csapatépítő cég sokkal inkább fejlesztésközpontú, HR- és szervezetfejlesztési szemléletű, és az esemény helyett a csapatdinamikát és a résztvevők közti együttműködést helyezi előtérbe.

Természetesen lehet átfedés akár egy eseményen belül is, de a program célja és szakmai megközelítése eltérő.

Mivel és hogyan foglalkozunk mi az Activiteam Art-nál?

Az Activiteam Art olyan csapatépítő programokat kínál, amelyek az élményt és a fejlesztési célt egyszerre tartják szem előtt.

Mi egyszerre fókuszálunk a kreatív, művészeti alapú programokra, az együttműködés fejlesztésére, az élmény-alapú tanulásra, illetve a teljes körű szervezési támogatásra. Mi nem csupán egy programot hozunk, hanem koncepciót adunk, a vállalat aktuális céljai mentén, személyre szabva. 

Hogyan válassz a rendezvényszervező cégek közül?

Egy rendezvényszervező kiválasztása stratégiai döntés. Hozunk most néhány szempontot, amelyeket megfontolva könnyebben tudsz választani. 

Referenciák és esettanulmányok vizsgálata

Nézd meg, milyen típusú eseményeket szerveztek korábban. Kérj konkrét példákat, fotókat, visszajelzéseket. Nézd meg az értékeléseket, legyen szó csillagokról vagy történetekről. Járj utána, hogy volt-e kiugróan negatív élmény, vagy egyenletes a visszajelzések átlaga. Egy kicsit nyomozó munkának tűnik, de megéri utánajárni. 

Költségkeret és átlátható árazás

Fontos, hogy az ajánlat részletes legyen. Tartalmazza a technikai, helyszíni, személyzeti és egyéb költségeket. Ha egy cég transzparensen rejtett költségek nélkül kommunikál, akkor jó eséllyel megbízhatóak és minőségi munkát végeznek a teljes folyamat során.

Kreativitás és egyedi koncepció

Nem sablonmegoldásra van szükséged, hanem az adott cég kultúrájára szabott koncepcióra. Érd el, hogy a te céged vagy csapatod igényeire szabják az ajánlatot, akkor is, ha több munka van ezzel.  

Milyen szempontok alapján hasonlítsd össze a csapatépítő cégeket?

Program testreszabhatósága

A jó csapatépítő program nem dobozos termék, hanem a csapat aktuális helyzetére reagál, és ha kérsz, akkor kapsz is módosítást a megfelelő irányba. Legyen szó a program hosszáról, a csapatok felosztásáról vagy típusáról, a megrendelő igényei számítanak. Persze a szakmaiságot nem lehet mindennek alárendelni, de a rugalmasság sokat számít. 

Tapasztalat

HR- és tréneri háttér, szervezetfejlesztési tapasztalat, referenciák – mindez árulkodik a csapatépítő cégről. Különösen a referenciákra, visszajelzésekre fordítsunk figyelmet. 

Mérhető eredmények és visszajelzések

Fontos, hogy a program után legyen visszamérés, értékelés, akár kérdőív, akár facilitált megbeszélés formájában.

Kommunikáció

Ha könnyedén és egyértelműen megy a kommunikáció, az jó jel. Ha már itt elakad a dolog, és sokat kell várni egy válaszra, vagy valami nem érthető, akkor nem biztos, hogy a későbbiekben jobb lesz a helyzet. 

Rendezvényszervező cégek listája – milyen kategóriák léteznek?

A piacon sokféle specializáció létezik, attól függően, hogy milyen méretű és típusú rendezvényt szeretnénk. 

Corporate rendezvényekre specializálódott cégek

Olyan ügynökségek, amelyek kifejezetten vállalati eseményekben erősek, a konferenciáktól kezdve a díjátadó gálákon át az évzáró partikig. Ilyen cég például az Event Service Hungary Kft.

Prémium és exkluzív események szervezői

Felsőkategóriás rendezvények, VIP események, exkluzív helyszínekkel és egyedi látványvilággal. Azoknak való, akik elkápráztatni akarják a vendégeiket, és megadni nekik a mindenki által vágyott élményt: hogy olyan helyen lehetnek, ahova kevesen jutnak be. Ennyi exkluzivitás mindenkinek járhat. Ez például ilyen: HighVibes Kft.

Nagy létszámú események szakértői

Nagyobb esküvőktől a fesztiválokig: több ezer fős családi napok, fesztivál jellegű vállalati események – ezeknél komoly logisztikai háttérre van szükség. Lásd még: mondjuk: Hungary for Events

Csapatépítő cégek listája – milyen programtípusok érhetők el?

Sokféle típusú rendezvény van, függően attól, hogy mi a cél. Lehet egyszerűen örömteli együttlét, vagy lehet egy problémát megoldani kívánó tréning-jellegű, mégis játékos program is. Az alábbi kategóriákban érhetők el programok – többek között a Kreatívprogramok kínálatában is.

Kreatív és élményalapú programok

Művészeti, alkotó, gasztronómiai vagy gamifikált programok, ahol a közös élmény a közös fókusz egy alkotó vagy élmény alapú folyamatban. Ilyen cégek: Kreatívprogramok, Team’Story, TeamLab

Stratégiai és vezetői csapatépítés

Kisebb, döntéshozói csoportokra szabott, kifejezetten facilitált programok, ahol a fókusz a stratégiai gondolkodáson és a vezetői együttműködésen van. Például: Touché Event Kft.

CSR-alapú csapatépítő programok

Olyan kezdeményezések, ahol a csapat közösen vesz részt egy társadalmi értékeket támogató eseményben, például jótékonysági projektek vagy közösségi akciók keretében. Szintén: Hungary for Events.

Hogyan kérj ajánlatot rendezvényszervező és csapatépítő cégektől?

Először is magadnak, aztán a cégnek, akitől ajánlatot kérsz: pontosan fogalmazd meg a célt. Mi a fókusz: élmény, fejlesztés, reprezentáció? Add meg a várható résztvevők számát. Nyilván lesz benne némi módosulás a gyakorlatban, de be kell lőni, hogy milyen nagyságrendben gondolkodtok.

Írd le a költségkeretet! Ez lesz a harmadik fontos szempont az ajánlattételnél. Az időpont és a helyszín, ha tudod, szintén fontos információ. Jó, ha tudsz róla, hogy minimum egy-két hónappal a rendezvény előtt érdemes megkeresni egy céget, hiszen időre van szükség a megszervezésre. 

Ha mindent megadtál, kérj részleteire bontott ajánlatot! Remélhetőleg minden kérdésedre választ fogsz kapni, de számíts rá, hogy a finomítás további levelezésbe, megbeszélésbe fog telni. 

Miért válassz minket, ha csapatépítő céget keresel?

Mert mi az Activiteam Artnál nem csak eseményt szervezünk, hanem csapatdinamikában gondolkodunk. Nem csak a puszta paramétereknek felelünk meg, hanem a fő célnak, legyen szó a közösség hosszú  távon való együtt munkálkodásáról vagy egy emlékezetes ünneplésről. 

Az Activiteam Art programjait a te cégedre és annak igényeire szabjuk, a programok élményalapúak, és mérhető eredményeket hoznak. Ha arra van igényed, teljes körű szervezési támogatást nyújtunk, az ötlettől a elpakolásig. 

Mi is a fő mondanivalónk ezzel a cikkel?

• A rendezvényszervező cégek eseményeket szerveznek, a csapatépítő cégek pedig csapatokat fejlesztenek közösségi programokkal.
• Megbízható partnert referenciák, átlátható árazás és testreszabhatóság alapján érdemes választanod partnert, Budapesten és vidéken egyaránt.
• Csapatépítő céget ideálisan 4–8 héttel az esemény előtt érdemes megbízni, nagy létszám esetén akár korábban.