Kategóriák
Blog

Csapatépítés hatékonyan és élvezetesen 2021

Csapatépítés hatékonyan és élvezetesen 2021-ben

Csapatépítés profi szervező céggel. Covid-konform online és offline csapatépítés ötletek és programok. Élmény és hozzáadott érték: eredményes csapatépítés.

By Pretsner István

Az eredményes csapatmunkához elengedhetetlen, hogy fejlődjenek a munkatársi viszonyok. A csapatépítő programok fontosabbak, mint sok cégvezető gondolná, sőt a hozzáértők rendszeres csapatépítő programok szervezését javasolják. A csapatépítés, avagy team building tehát nem csak egy hangzatos HR kifejezés, hanem egyike a magától értetődő eszközöknek a munkaadók kezében.

Mire jók valójában a csapatépítő programok?

A csapatépítés olyan programok, tevékenységek összessége, melyek javítják az interperszonális kapcsolatokat egy közösségen belül, elősegítik a szerepek és a helyes viselkedésformák kialakulását, illetve a felszínre hozzák és beszédtémává teszik az esetleges problémákat, konfliktusokat. Mindezt leggyakrabban valamilyen közösségi élményen vagy kooperációt megkövetelő feladatokon keresztül próbálják meg kivitelezni szakember jelenlétében vagy anélkül.

A csapatépítés a szervezetfejlesztés egyik alapja, amely szinte bármilyen típusú (sport, iskolai, katonai stb.) csoportra alkalmazható.

A céges csapatépítés hasznos HR-eszköze a kis- és középvállalkozásoknak csakúgy, mint a nagy multinacionális cégeknek.

Előbbiek esetében az alkalmazottak napi szinten egy légtérben vannak, vagy legalább látásból ismerik egymást, ezért a csapatépítésnek nem ugyanaz a célja, mint egy nagy multicégnél, ahol a rengeteg e-mail és telefonos kapcsolattartás mellé sokszor még egy arc sem társul.

A csapatépítés célja a teljesítmény javítása, a különböző területek jobb együttműködésének elősegítése, a munkavállalói közérzet javítása, a fluktuáció csökkentése (munkavállalói elköteleződés növelése), illetve utoljára, de nem utolsósorban a munkáltatói márka erősítése.

Csapatépítő program vagy csapatépítő tréning? Mi a különbség?

A csapatépítő program nem összetévesztendő a csapatépítő tréninggel, amit általában a vállalat felsővezetése, szervezetfejlesztő részlege vagy business partnere szervez a hatékonyság növelése érdekében. Van átfedés a két fogalom között, hiszen mindkét rendezvénytípus a hatékonyabb munkavégzést és a munkahelyi légkör oldását célozza, a két kifejezés azonban korántsem szinonímája egymásnak. A tréningek ugyanazt a célt más megközelítésből próbálják elérni.

Miben segíti a kollégákat, mely problémákra nyújt megoldást?

A csapatépítő tréningeknek nem elsősorban az interperszonális kapcsolatok fejlesztése a célja, hanem a kihasználatlan erőforrások feltárása. Bizonyos problémák szakemberek segítségével történő felismerésén keresztül a tréningfeladatok előhívják a rejtett potenciált a csapatból. Ilyen feltárandó probléma lehet, hogy az alkalmazottak nem mindig vannak tisztában saját képességeikkel, feladataikkal, hatáskörükkel. Elfojtja a produktivitást továbbá, ha akadozik, vagy nincs információáramlás az egyes területek dolgozói között, ha rossz a belső hangulat vagy nincs megfelelő szintű felelősség- és kockázatvállalás. Előfordul tehát, hogy az említett kollektív problémák miatt az egyébként tehetséges, motivált kollégák csapatként már nem tudnak hatékonyan együtt dolgozni.

Formailag a tréning egy komolyabb, szakmai rendezvény, ahol a feladatok lehetnek játékosak, de mindenképpen modellezik azokat a munkahelyi szituációkat, amikben a munkatársak nap mint nap nehézséget vagy kihívást találnak, illetve ahol kooperációra van szükség. Mindez történhet irányított beszélgetések, konstruktív viták keretében, ahol építő kritika hangzik el, és a tréner segíti annak befogadását. A csapatépítő programmal ellentétben tehát itt nem a szórakozáson, az élményen és a játékon van a hangsúly, hanem inkább a csapaton belüli problémák célirányos megszüntetésén, és a kihasználatlan képességek felfedezésén. Egy profi, energikus tréner segítségével az eredmény egy 150-200% százalékon teljesítő csapat is lehet!

Milyen programok illenek a kollegáidhoz?

Laikus szemmel is megállapítható, hogy a játékos helyzetek, feladatok jobban elősegítik a kötetlen hangulat kialakulását, legyen szó bármilyen jellegű rendezvényről, mint a formális keretek közé szorított programok. A szakmai magyarázat erre az, hogy a játékos megoldások egyrészt oldják a témával kapcsolatos esetleges dolgozói ellenállást, másrészt pedig a gamifikáció segítségével egy teljesen új típusú élményt kaphatnak a munkavállalók. A játékosítás vagy gamifikáció – kooperáción alapuló problémamegoldást igénylő munkahelyi helyzetek leképezése egy játék formájában – lehetővé teszi a dolgozók számára, hogy a munkahelyi kontextusból kilépve, kitalált karakterek bőrébe bújva segítsék egymást egy fiktív problémahalmaz megoldásában.

Ezáltal indirekt módon alakul ki a fent említett kötetlen légkör, amelyben immár helye van a véleménykülönbségeknek, a konstruktív vitáknak és az építő kritikának is. Nincs tehát direkt tréningszituáció, erőltetett vagy kényelmetlen helyzet, helyette természetes módon kerülhetnek a felszínre új viselkedésminták vagy kiaknázatlan képességek, melyek később könnyen előhívhatók munkahelyi környezetben is.

A játék során nyilvánvalóan javul a kollégák közti kommunikáció, jobban megismerik egymást és ennek eredményeképpen a csoportdinamika is szintet lép.

Végül pedig gyorsan oszlassuk el azt a tévhitet, hogy a gamifikáció valamiféle bonyolult, szoftverfejlesztőt igénylő, drága megoldás, ami csak digitális formában képzelhető el. Ez nem így van! A legtöbb papír alapú megoldás ingyen megvalósítható mint beépített játékelem, és profi tréner segítségével garantáltan eléri a fent említett hatásokat. Gondoljunk csak az Activity játékra!

A hozzáadott érték, avagy „az a kicsi plusz”, amit az Activiteam nyújt

A csapatépítés lehet szervezett vagy laza, spontán összejövetel, céges iszogatás is. Utóbbi azonban egyre ritkább, hiszen az a cégvezetés, amely költ csapatépítésre, az ennél többre vágyik, magasabbak az igényei. A munkaadók célja a szórakoztatás mellett az, hogy a munkavállaló fejlődjön is a csapatépítés során. Összességében tehát az élményt keresik, de kell valamilyen hozzáadott érték. Az Activiteam rendezvényszervező ügynökség komplex megoldásokat szállít, melyek mindkét összetevőt tartalmazzák. A csapatépítés terén szerzett több, mint 20 év tapasztalat garancia arra, hogy az Activiteam testreszabott programot fog választani csapata számára, amely hosszútávon érezhető eredményeket hoz.

Ki szervezze a csapatépítést? A HR osztály vagy profi ügynökség?

Ahhoz, hogy eredményes csapatépítő programot szervezzünk, a koncepció jól megvalósítható legyen, a játékelemeket jól és jó helyen használjuk, első lépésként át kell gondolnunk, hogy mindez mennyi idő- és energiabefektetést igényel. 

Mi lenne a megfelelő helyszín? Ki fog koordinálni? Csapatépítő programra vagy inkább tréningre lenne szüksége a csapatunknak? Mennyi tartalmat kell előállítani? Mi ennek a költségvonzata? Kinek van erre kapacitása?

A legtrendibb, fiatalos cégeknél, startupoknál külön szakember vagy teljes osztály figyel az alkalmazottak közérzetére és a csapatok megfelelő működésére, de ma még ez ritka. 

Sok cégvezető rögtön az amúgy is túlterhelt HR osztálynak adná a feladatot. A játékosítás azonban más megközelítést igényel, mint a klasszikus HR eszközök, ezért előbb-utóbb marketinges és szövegíró kolléga bevonására is szükség lehet. A kisebb cégek esetében pedig nem is mindig van külön HR részleg, a toborzást és kiválasztást egy helyettes vezető végzi, akire így végképp nem lehet további plusz feladatként csapatépítés szervezését hárítani. A folyamat sokkal komplexebb tehát, mint azt elsőre gondolnánk.

Csapatépítésre pedig szükség van, hiszen nem akarjuk megvárni az első fluktuációs hullámot, ami megkérdőjelezhetetlenül jelezné a csapatépítés erős hiányát.

A minőségi programokat kínáló (rendszeres) csapatépítés több szempontból is jó hatással van a munkáltatói márkára: erősíti a munkahelyhez való kötődést, csökkentve ezáltal a fluktuációt, illetve a munkahelyválasztás döntő szempontja is lehet egy jó csapathoz való tartozás lehetősége.

Mint azt már említettük, a profi csapatépítés nagyon jó eredményeket hoz a csapatkohézió terén, ami jobb hangulathoz, magasabb kooperációs kedvhez, kockázat- és felelősségvállalási hajlandósághoz, majd így hatékonyabb munkavégzéshez, és végeredményben magasabb produktivitáshoz vezet.

Mindezek tükrében érdemes profi ügynökségre bízni a csapatépítés szervezését és lebonyolítását.szakember első lépésben monitorozni tudja a csapat működését, majd a hiányos területekre reflektálva ki tudja dolgozni a csapat számára legmegfelelőbb csapatépítési formát és helyszínt.

Később természetesen – kisebb szemléletváltást követően – a munkaadó is be tud vezetni néhány játékos technikát az irodai mindennapok szürkeségébe (pontrendszer a késésekben vagy a kávéfőzésben, nyeremény stb.), legalább negyedévente azonban érdemes profi szakember bevonásával programot szervezni, főleg, ha közben új kollégák is érkeztek a céghez.

Kreatív csapatépítés - Mire kell figyelni a szervezés során?

A profi szervező első lépésben folyamatosan kapcsolatot tart a cégvezetőkkel vagy helyettesekkel és felteszi a szervezéshez szükséges kérdéseit, hogy felmérje az igényeket.

A legfontosabb, hogy jól válasszuk meg a programtípust. Például egy IT cég csapata nem biztos, hogy szívesen részt vesz sportrendezvényen, míg egy sportfelszerelést forgalmazó cég csapata valószínűleg annál inkább. Egy tolmács és fordító csapat valószínűleg más jellegű kreatív csapatépítést fog élvezni, mint egy tájépítész cég csapata. A kreatív problémamegoldásokat igénylő feladatok azonban általában mindenkinek a figyelmét lekötik, és észrevétlenül elindulnak a fent említett csoportdinamikai folyamatok. Ahhoz, hogy a legmegfelelőbb programokat válassza a tréner, valamelyest meg kell ismernie a kollégákat, legalább a vezetők elmondásán keresztül.

Csapatépítés angolul?

A multinacionális cégeknél vagy a vegyes állampolgársággal és anyanyelvvel rendelkező alkalmazottakat foglalkoztató cégeknél felmerül a kérdés, hogy mi legyen a kommunikáció nyelve a csapatépítés alatt. Az ilyen cégeknél legtöbbször az angol vagy a német a munkanyelv, azonban a különböző pozíciókban lévő kollégák különböző szinteken beszélik a nyelvet. Nem biztos, hogy mindenkinek kényelmes az idegen nyelv használata, illetve nehezebb pontosan fogalmazni idegen nyelven például egy konstruktív vita során. A vezető körültekintően kell, hogy döntsön a csapatépítő program nyelvét illetően, hiszen a csapatépítés célja szempontjából nem előnyös, ha valaki azért marad passzív, mert nem magabiztosan kommunikál az adott nyelven. Kivétel ez alól,
ha az a csapatépítés kifejezett célja, hogy kiderüljön, a nyelvtudás szintje/hiánya akadályozza-e a kommunikációs folyamatokat vagy döntési mechanizmusokat az adott csapat esetében.

Természetesen sokszor elkerülhetetlen, hogy például az angol legyen egy esemény közös nyelve. Ilyenkor jön jól egy olyan cég, amely képes a programokat és az ehhez szükséges tartalmi elemeket angol nyelven is professzionálisan lebonyolítani és kezelni. Az Activiteam minden programja angolul is lebonyolítható, és az ilyen eseményeken angolul beszélő animátorokkal dolgozunk. Műsorvezetőink angol és német nyelven konferálnak, levezetik a játékokat és szórakoztatnak. 

Csapatépítés Budapesten és környékén? Csapatépítés Egerben vagy Debrecenben? Hol tartsuk a programot?

A helyszín tekintetében fontos, hogy mindenki számára könnyen megközelíthető legyen, illetve meg lehessen szervezni a közös oda és vissza utat, vagy a szállást. Ha a cég központja Budapesten van, üdítő lehet egy vidéki kirándulás, egy wellness hotel vagy egy borvidék meglátogatása. 

Illetve fordítva: ha a központ vidéken van, akkor izgalmas lehet egy kiruccanás a fővárosba. Ha a csapat nem kifejezetten mobilis, akkor egy jól kiválasztott helyi étterem is jó megoldás lehet, ebben az esetben azonban bizonyos kreatív csapatjátékok korlátozott mértékben jöhetnek létre.

Megfelelő koncepcióba ágyazva a csapatépítés egy étteremben is működik

hiszen a finom falatok és egy jó bor melletti beszélgetés szintén csodát tehet!

Csapatépítés családoknak, barátoknak, pároknak?

A csapatépítés akkor igazán hatékony, ha jó élmények és jó emlékek társulnak hozzá. Tudjuk, hogy egy jó program hatásai egy céges csoporton belül, a kollégák között mennyire fontosak, de ha a szigorúan vett csapatépítés fogalmát tágabban értelmezzük, és ezeket a közösségi élményeket kiterjesztjük a dolgozók családjaira is, akkor szintén pozitív eredményeket érhetünk el a munkavállalók hangulatában, az összetartozás érzésében. A céges családi napokon erre kiváló lehetőség nyílik, és természetesen az Activiteam ötlettárában is számos olyan program található, amelyek igazi közösséget kovácsolnak a résztvevőkből. Ezek a programok természetesen alkalmasak kisebb létszámú baráti társaságok, családok, vagy akár párok minőségi, és fejlesztő szórakoztatására is, hiszen a társakkal való gyors és pozitív kapcsolatteremtés minden szinten a jó kommunikáció és az együttműködés alapfeltétele.

Milyen programokat kerüljünk el?

Egy csapat összetétele általában változatos. Változó a nemek aránya, a korosztály, a résztvevők testalkata, érdeklődési köre, személyisége, és számos képessége. Igen nehéz tehát olyan programokat és feladatokat kitalálni, amelyek minden egyes személynek megfelelnek.

Általánosságban kerüljük a kifejezetten erőltetett dolgokat. Ne kelljen senkinek túlzottan kilépnie a komfortzónájából kellemetlen irányban. Ne erőltessük a túlságosan nagy fizikai aktivitással járó programokat, de a túl komolytalanokat sem. Az értelmetlennek és haszontalannak tűnő, öncélú feladatok senkit nem hoznak lázba. Figyeljünk arra, hogy senkinek ne kelljen jobban kitárulkoznia hirtelen nagyobb mértékben, mint az indokolt lenne, és az esetleges gyengeségek felfedezése se a kellemetlen érzéseket hozzák elő a játékosokból. Kerüljük a koncepció nélküli, és a jól definiálható keretrendszerrel nem rendelkező aktivitásokat, és az idejétmúlt, tábori vagy  gyerekes játékokat pedig csak akkor alkalmazzuk, ha ezzel mindenki tud jó értelemben azonosulni, és kifejezetten szórakoztatónak tartja.

Amennyiben lehetséges, vegyenek részt a játékokban a vezetők is , és ne a résztvevők szabadidejében valósítsuk meg a programokat. 

A jó csapatépítő programokon a csapattagok felszabadultan vesznek részt. Az izgalmas játékok az ideális mértékben versenyhelyzetet teremtenek, problémák közös megoldására koncentrálnak, és jól értékelhetőek. A feladatok során kommunikációra és kreativitásra késztetik a játékosokat; hagyják, hogy a különböző alapkészségek és erősségek előtérbe kerüljenek, és persze teret adnak a humoros szituációnak, a jókedvnek is. Segítenek, hogy a csapaton belül mindenkinek fontos szerep jusson, az egyéni képességeknek és értékeknek megfelelően helye legyen a közösségben.  

Csapatépítés ötletek és programok

Az Activiteam szerint fontos, hogy egy csapatépítő játék komplex élményhez juttassa a csapatokat. Miközben komoly célért dolgozunk, programjaink során számos területet érintünk szinte észrevétlenül, amelyek egytől-egyig a jobb csoportdinamika és az élménydús fejlődés irányába mutatnak. Kedvenc aktivitásaink közben a résztvevők értéket teremtenek, a legnagyobb érték mégis ők maguk lesznek, egy jó csapat. 

Példaként álljon itt néhány program, melyek már bizonyítottak, méltán népszerűek és megvalósítják mindazt, amire szerintünk szükség van egy kifejezetten élvezetes játékos csapatépítő program során.

A siker arénája

Most a rendezvény helyszíne is sportfellegvárrá változik: különböző játékos megmérettetések várják a játékosokat a sport minden területéről.

A cél adott: bajnoki címhez segíteni a csapatot a Siker arénájában!

A vendégekből csapatokat hozunk létre, akik a nap folyamán 5 Sportbázis játékainál tehetik próbára a tudásukat. Mindegyik Sportbázis legfeljebb 4 kihívást kínál a résztvevőknek. A feladatok és játékhelyszínek úgy lettek kialakítva, hogy korosztálytól, és fizikai állapottól függetlenül szórakoztatóak legyenek, így minden csapattag megtalálhatja azt a feladatot, amiben sikeres lehet.

A csapatok teljesítményükkel minden Sportbázis teljesítése után aranyérem-matricákat nyerhetnek, melyet a központi helyen felállított, látványos Éremfal csapatuknak megfelelő részére ragaszthatnak. Az Éremfalon minden csapat teljesítménye követhető, így folyamatosan láthatjuk a verseny aktuális eredményét, a Siker arénájának pillanatnyi állását. Ez folyamatos visszacsatolást, és egyben motivációt is jelent a résztvevőknek.

Amelyik csapat tagjai a játék végéig a legtöbb aranyérmet gyűjtik, megnyerik a játékot.

Painting Art

Különleges programot ajánlunk, ahol mindenki részt vesz a közös alkotásban, s egy olyan mű születik, mely maradandó emléket jelent a játékosoknak.

A közös alkotás és a kreativitás összhangja igazi csapatépítő játék, melyben mindenki szerephez jut és a sok kéz közös sikert arat.

A csapatok együttesen vesznek részt a közös alkotásban, de mégis külön „műhelyként” működnek. Úgy kell elkészíteniük egy óriási festményt, hogy minden csapat a kép egy-egy külön részletén dolgozik, és nem látják egymás munkáját, így csak a szóbeli kommunikációra hagyatkozhatnak.

A megalakult csapatok egy-egy főt delegálnak a Painting Management stábba, akiknek a feladata a tervezés és a kivitelezés alatt folyamatosan segíteni és összhangba tartani, koordinálni a csapatokat. 

A csapatok közösen tervezik meg azt a 1,8m * 3méteres képet, melyen a cég életét jelenítik meg művészi kiadásban. A tervezés folyamatában mind a management stáb, mind profi animátorok segítenek.

A csapatoka tervezés után munkához látnak és elkészítik a rájuk eső képrészletet. A munka folyamata alatt a management stáb állandóan segít és ellenőrzi, hogy a közös kép a lehető legpontosabb legyen.

A festésre szánt idő után nincs más hátra, mint összeállítani 6 képrészletből egy nagyot, s így elkészül a remekmű, amely később a cég falát díszítheti.

Fergeteges Forgatás

Az izgalmas csapatépítő programban vendégeink nem mindennapi kihívással találkozhatnak.

Játékunkban a pompás, és irigyelt filmvilág kulisszái mögé pillanthatnak be, és megtapasztalhatják a filmkészítés szépségeit, nehézségeit. Fergeteges forgatásunk alatt a csapatokegyüttes erővel saját filmet készíthetnek, a kiválasztott stílusú előadásmódban.

A forgatóstábok résztvevői forgatókönyvet írnak, kiválasztják a forgatási helyszíneket, kiválogatják az adott stílushoz illő jelmezeket, kellékeket, de természetesen a színészek,a rendező, az operatőr, és felvételvezető is közülük kerül ki.

A stáboknak kiváló csapatmunkára, kreativitásra lesz szüksége ahhoz, hogy a nap végén levetítésre kerülő filmjeik minél több kategóriában minél eredményesebben szerepeljenek.

City Adventure

City Adventure programunk egy interaktív küldetésekkel teli dinamikus stratégiai játék. Egy modern városi kaland, amelyben az érdekes feladatok, és a mindenki számára motiváló kihívások innovatív technológiával kiegészülve emelik magasabb szintre a csapatépítés élményét.

A lenyűgöző és izgalmas program során minden csapat saját táblagépet kap, melyen egy teljesen egyedi applikáció fut. A brandingelhető és könnyen kezelhető felhasználói felület rengeteg funkciót rejt magában, és igazán 21. századi játékélményt biztosít. A csapatok saját avatárjukkal ellátott profiljukon keresztül változatos küldetések egész sorát teljesítik.

A játékosok harcolnak az idővel, egymással és a távolságokkal, miközben eddig rejtett helyszíneket, összefüggéseket fedezhetnek fel úgy, ahogy még soha. Történelmi, építészeti, kulturális érdekességek, helyi szolgáltatások, nevezetességek rendhagyó megismerése színesíti útjukat, mely során saját döntéseik viszik előre őket.

A játék célja, hogy az online feladat listában elérhető küldetések közül meghatározott idő alatt minél többet teljesítsenek a csapatok, azaz minél több helyszínre jussanak el, és minél eredményesebben küzdjék le a rájuk váró kihívásokat.

Hihetetlen versengés, kimagasló csapatmunka, szórakozás és örömteli rácsodálkozás egy város különleges pillanataira.

Online csapatépítés - Covid-konform programok

2020-ban alapvető változások következtek be a cégek életében a Covid-19 vírus világméretű elterjedése miatt. Soha nem látott mértékben megnőtt az otthonról, home office-ban dolgozók száma, drasztikusan lecsökkentek a valós interperszonális kapcsolatok, és ha lehet, még tovább nőtt az online kommunikáció jelentősége. 

A 2021-es esztendő remélhetőleg hoz némi megkönnyebbülést, de mindenképpen a járvány okozta egészségügyi és gazdasági károk orvosolásáról fog szólni, és a home office továbbra is döntő mértékben fogja meghatározni sokak életét.

A cégek életében talán most még fontosabb, hogy a munkavállalók hatékonyan tudjanak együtt dolgozni, ha kell, online csapatként.

Az Activiteam számos kreatív megoldást kínál erre a célra:
kiválóan lehet csapatépítő programokat tartani az online térben. A MagicBox menüpont alatt található e-teambuilding ajánlataink számos olyan opciót tartalmaznak, amelyek a világjárvány alatt is lehetőséget biztosítanak a csapatkohézió fejlesztésére, vagy új kollégák beilleszkedésének segítésére.

A MagicBox Network online platformján keresztül okos eszközök segítségével élvezetes csapatépítő játékokon, beltéri vetélkedőkön vagy tréningeken (Home Office Challenge, TeamUp, Office Olympics, Photo Rally, City Adventure, Show Time) vehetnek részt az alkalmazottak anélkül, hogy adott esetben el kellene hagyniuk a home office-t vagy a személyes iroda terét. A kültéri programoknál pedig kis létszámú (3-5 fős) csapatokban, a távolságtartási szabályokat és minden egyéb fontos óvintézkedést betartva vehetnek részt programokon. Az okos eszközök (telefon, táblagép) bérelhetők vagy saját eszköz is használható.

2020-at a korlátozások, a rossz hírek és a gazdasági nehézségek uralták, itt az ideje feldobni egy kicsit a munkahelyi hangulatot!

Igen, a Te rendezvényedet is ilyen profin fogjuk megszervezni és lebonyolítani!

Kategóriák
Blog

Mi az a rendezvényszervezés?

Mi az a rendezvényszervezés?

20 év mondatja velünk – Activiteam

By Pretsner István

A rendezvényszervezés mindenkitől kitartó, összeszedett, pontos és jól megtervezett munkát igényel. A kérdés az, hogy ki a legalkalmasabb erre a feladatra. Tényleg bárki meg tud szervezni és le tud bonyolítani egy profi rendezvényt? A tízmillió szövetségi kapitány országában minden bizonnyal megtaláljuk a választ, érdemes azonban közelebbről is megvizsgálni a rendezvényszervezés folyamatát.

Definíció szerint a rendezvény egy bizonyos közösség keretein belül, adott helyen és időben, előre meghatározott célból (szakmai, társadalmi, tudományos, kulturális, sport vagy egyéb) megtartott összejövetel, melynek során emberek egy csoportja közös programon vesz részt alkalmi jelleggel. Az összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő és szervező munka, az infrastruktúra biztosítása és a résztvevők koordinálása pedig maga a rendezvényszervezés.

Mi is az a rendezvényszervezés?

Elsőre egyszerűnek tűnhet egy szülinap vagy egy céges workshop megszervezése, de ne felejtsük el, hogy sokan évekig tanulják a rendezvényszervezés mesterségét, majd hivatásszerűen gyakorolják azt. Érdemes tehát átgondolni a lépéseket és szervezetten hozzálátni, ahelyett, hogy fejest ugranánk a közepébe.

A rendezvényszervezés komplex munkafolyamat, olyan részfeladatokkal, amelyek mindegyike egyaránt fontos, tehát legjobb, ha a koordináció egy kézben fut össze.
Ebben az értelemben maga a koordináció is egyike a részfeladatoknak.
A rendezvényszervezés munkafolyamatának legfontosabb feladatai a következők:

  • a rendezvényszervezés dokumentálása (tervezés, költségvetés, forgatókönyv,
    meghívók, szóróanyagok)
  • a megfelelő rendezvényhelyszín kiválasztása
  • a dátum kitűzése
  • a vendéglista menedzselése
  • az egyes részfeladatokat ellátó szolgáltatók kiválasztása
  • a rendezvény lebonyolítása közbeni teendők, az esetleges váratlan
    fejlemények kezelése
  • és végül a rendezvényszervezés utómunkálatai

Mik a lépései, hogyan állj neki egy rendezvény szervezésének?

Célok meghatározása

A tervezési fázis első és legfontosabb lépése a rendezvény céljának meghatározása.
Ez sokszor egyszerűnek tűnik, de számos olyan rendezvénytípus létezik, amelyek bizonyos sajátosságaiból fakadóan más és más követelményeket kell figyelembe venni.

A céges rendezvények általában csapatépítés, tréning, kommunikáció vagy marketing céllal történnek. A vállalatok számára egy rendezvény közvetlen kapcsolattartást jelent a vevőkkel, de az Activiteam tapasztalatai szerint egyre hangsúlyosabb a szórakoztatás is, hiszen így az üzenetet élmény formájában lehet eljuttatni a célcsoporthoz. A rendezvény célját a későbbi részfeladatok végrehajtása során is érdemes szem előtt tartani, hiszen meghatározza a költségvetést, az arculatot, a helyszínt, adott esetben a dátumot és a vendégek körét is.

Breif - rebrief

A rendezvényszervezés tervezési fázisának másik kulcseleme a pontos
rendezvényszervezői brief. A brief egy részletes, írásos dokumentum, amely
egyértelműen tartalmazza az összes olyan információt, ami az esemény
megszervezéséhez szükséges (megrendelő és kapcsolattartó neve, elérhetősége, a rendezvény neve, típusa, időtartama, célcsoportja, létszáma, lokációra vonatkozó elképzelés, ellátás típusa, igényelt szolgáltatások stb.). A megrendelő által a szervező számára készített dokumentum a lehető legalaposabb és minden részletre kiterjedő terv, az együttműködés alapja. Minél kevesebb kérdéssel áll elő a szervező a brief elolvasása után, annál jobb briefet sikerült készítenünk. Amint elfogadja a szervező a briefet, indulhat a munka!

Vendéglista és guest-management

Azt, hogy várhatóan hányan (legalább egy -tól -ig számot meg kell adni) vesznek részt a rendezvényen, illetve hozhatnak-e kísérőt, mindenképpen bele kell foglalni a rendezvényszervezői briefbe. A rendezvényszervezés munkafolyamatának
előrehaladtával ez a szám egyre pontosabb lesz, amit a megrendelő folyamatosan kommunikál a szervező felé. A létszám meghatározása mellett a résztvevők profilozása is fontos (nem és kor szerinti megoszlás, stílus stb.), hiszen erre épül a rendezvény arculata és a programok jellege. A legtöbb esetben minden résztvevő stílusát figyelembe kell venni, de vannak olyan rendezvények (születésnap, céges
búcsúztatás stb.), ahol egy ember köré épül az esemény. Ilyenkor természetesen az ő igényeit kell elsősorban figyelembe venni.
Fontos felmérni, hogy mennyit hajlandóak a vendégek utazni, szükség van-e szállásra vagy a nap végén mindenki könnyen haza tud jutni. Adott esetben csak a vendégek egy részének kell szállást foglalnunk, a többieknek pedig a hazajutását kell facilitálnunk.
Mindezek alapján tehát elkészül a vendéglista, vagyis most már konkrétabban lehet tervezni a meghívók stílusának és számának tekintetében.

A dátum

Ha a meghívottak várható listája és az esemény célja megvan, akkor nagyjából be lehet lőni a rendezvény megfelelő időpontját is. A vendéglista összetétele (kor, foglalkozás, pozíció stb.) és a rendezvény típusa alapján célszerű átgondolni, hogy milyen dátum lenne a legpraktikusabb. Ha például üzleti jellegű eseményről van szó, azt célszerű hétköznapra tenni, míg egy privát bulit inkább hétvégére vagy péntek estére érdemes tervezni. A napszak pedig az esemény céljától és a résztvevők életkorától is függhet. Napközben délelőtt vagy egy üzleti reggelin jobban koncentrálnak a résztvevők, mint délután vagy este, ami inkább csapatépítésre vagy vacsora megrendezésére alkalmas. Ne feledkezzünk meg az országok közötti időeltolódásról sem, ha online eseményre más országból is érkeznek résztvevők.
Amennyiben gyerekek is érkeznek, vagy főleg róluk szól a rendezvény, akkor nem
érdemes az ebéd utáni alvás időpontját megzavarni, sem pedig estébe nyúló programot választani. Ha viszont olyan csapatépítőt szeretnénk szervezni, ami esti buliba torkollik, akkor egy késő délutáni időpont tökéletes lehet.

Ne feledjük, hogy a dátum kiválasztását a helyszín és a szolgáltatók rendelkezésre
állása is erősen befolyásolhatja. Nagyobb rendezvényekhez akár fél vagy egy évvel korábban le kell szervezni az infrastruktúrát, míg kisebb eseményeknél pár hónappal korábban is elegendő lehet. Bizonyos programtípusok esetében érdemes az évszakot is figyelembe venni, és ennek alapján kiválasztani az ideális időpontot.

Mennyibe kerül egy rendezvény?

Nagyon fontos, hogy a rendelkezésre álló költségkeretet a megrendelő legalább nagyságrendileg meghatározza a rendezvényszervezői briefben. A szervező ez alapján tud lehetséges helyszínek után nézni, illetve mérlegelni, hogy milyen kaliberű
helyszín mellett milyen és mennyi addicionális igény elégíthető ki. Célszerű listát vezetni a várható kiadásokról, illetve a költségkeret bizonyos százalékát félretenni vészhelyzet esetére, amikor olyan váratlan kiadások merülhetnek fel a szervezési folyamat közben, amikre senki sem számított. A helyszín, a catering és a szolgáltatók csak a rendezvény alapját adják, a programok függvényében még sokat változhat a büdzsé. Az Activiteam rengeteg olyan ötlettel és programcsomaggal rendelkezik, amelyek különféle büdzsével dolgozó rendezvényeket tudnak sikerrel megtámogatni.

Ezután következhet az ajánlatírás, a részletes költségtervezés, a pontosítások, melyeket akár második körös ajánlati szakasz is követhet. Az ajánlat elfogadása után pedig mehet az összetett szervezés, melynek gyümölcse egy olyan rendezvény lesz, amely hajszálpontosan megegyezik a megrendelő elképzeléseivel, vagy akár még felül is múlja azokat! Az Activiteam minden megrendelő esetében erre törekszik.

A helyszín meghatározása

Ami a helyszínt illeti, világjárvány idején legbiztonságosabb az online térben keresni megfelelő platformot az adott rendezvény számára. Az Activiteam egyik ismérve a rugalmasság, a korszellemhez és az igények változásához való gyors alkalmazkodóképesség, ezért cégünk 2020-ban tovább bővítette Covid-konform online csapatépítő programjainak palettáját.MagicBox menüpont alatt található, népszerű online csapatépítő programcsomagjaink 2021-ben is rendelkezésre állnak. Fejlesztéseink különleges pillanatokat és örök emlékeket nyújthatnak egy e-teambuilding program keretein belül, de a játékos koncepciók használhatók icebreakerként meetingek, konferenciák előtt vagy akár promóciós célokra is.

,,Békeidőben” vagyis amennyiben a rendezvény megszervezésének nincs akadálya, javasolt időben kiválasztani és lefoglalni a tökéletes helyszínt. Érdemes hangsúlyt fektetni a lokáció körültekintő kiválasztására, mivel az alapvetően meghatározza a rendezvény hangulatát.

Milyen messzire kell utazniuk a résztvevőknek? Szállásra lesz szükség vagy a rendezvény után mindenki haza tud jutni? Hogyan közelítik meg a vendégek a helyszínt? A résztvevők ülve vagy állva foglalnak helyet? Milyen a világítása és az akusztikája a helyiség(ek)nek? A programok mennyi mozgásteret igényelnek? Milyen helyigénye van a support személyzetnek, a cateringnek és az eszközparknak?

A helyszínbejárás, melynek során a fenti kérdésekre választ kapunk, elmaradhatatlan sarokpontja a rendezvényszervezésnek, csakúgy, mint a kondíciók és a lemondási feltételek lefektetése.

És végül mindez mennyire pontosan fedi le a megrendelő eredeti elképzeléseit az általa megálmodott rendezvényhelyszínről? Reméljük, hogy felülmúlja azokat!

Eszközpark meghatározása és biztosítása

A legtöbb rendezvényhelyszín felkészülve várja a látogatókat, és a flipchart tábla
vagy egy projektor általában nem jelent gondot, de azért nem árt rákérdezni, hogy megfelelő számban rendelkezésre állnak-e a szükséges eszközök az adott rendezvényhez. Egyes csapatépítő programoknál egyéb, nem szokványos eszközigények is felléphetnek, amiknek a beszerzését időben el kell indítani a megfelelő rendezvénykellék szolgáltatóknál. 

A költségkeretet és a szervezés időtartamát nagyon meg tudja zavarni, ha nem megfelelő a kommunikáció az eszközparkkal vagy a dekorációval kapcsolatban, és túl későn derülnek ki bizonyos hiányosságok. Nyugodtan küldjünk egy listát a szükséges felszerelésekről a kiválasztott helyszínnek, így még bőven lesz időnk pótolni a hiányosságokat a rendezvény előtt!

A program összeállítása és a forgatókönyv

A program szakmai része ha van, tartalmilag adott, hiszen a téma köré szerveződik a rendezvény. Az előadókat célszerű jóval hamarabb megkeresni és felkérni, hogy ha nem alkalmas számukra az időpont, legyen időnk más megoldásokon gondolkozni
(online bejelentkezések vagy más előadók keresése). A program szórakoztató része, a szabadidős tevékenységek vagy a csapatépítő program az, amihez a rendezvényszervező ügynökségek tudják a legjobb ötleteket adni. 

Közben a rendezvényszervezői briefből fokozatosan egy immár minden részletre kiterjedő forgatókönyv születik. A rendezvény típusa, célja és a várható létszám már az elején szerepel a briefben, míg a többi fontos sarokpont (helyszín, dátum, program) a szervezési folyamat közben kerül bele végleges formában. A forgatókönyv tartalmazza, hogy melyik munkafázisban ki mit csinál, miért vállalja a felelősséget. A rendezvényszervezés sarkalatos pontja a koordináció is. Nagyon lényeges, hogy a szervezési folyamat minden résztvevőjéhez ugyanazok a legfrissebb információk jussanak el, hiszen így tudják jól összehangolni a munkájukat. Erre a célra legjobb, ha valamilyen megosztható online felületet használunk (pl. GoogleDocs, GoogleSheets), ahol mindenki számára azonnal látható a változtatás, melyet valamely felhasználó végrehajt.

A rendezvény közben elvégzendő feladatokról se feledkezzünk meg, a forgatókönyvnek ezeket is tartalmaznia kell. A rendezvény típusától függően a forgatókönyvnek lehetnek olyan részei is, amelyek a műsorvezető feladatait és a program(ok) lebonyolításának módját tartalmazzák részletekbe menően. A várhatóan előforduló problémák, váratlan fordulatok esetén felmerülő tennivalókra is ki kell térnünk és amennyire lehet, felkészülni rájuk.

The show must go on!

A profi rendezvényszervező nem ijed meg a kisebb-nagyobb változásoktól, képes ura maradni a helyzetnek és mindig elő tud húzni egy B-tervet a mellényzsebből. Nem esik pánikba, sőt, élvezi is a kreativitást igénylő új, váratlan szituációkat és a flowélményt,
amit a sikeres megoldások nyújtanak számára. Ez az a bizonyos ,,kicsi
plusz”, amiben az Activiteam 20 éves tapasztalata pótolhatatlan előnyt jelent. Azt már nem is kell említenünk, hogy az átlagos rendezvény és a bombasiker között sokszor csak egy kicsi plusz a különbség!

A meghívók kiküldése

A meghívókat 2-3 héttel a tervezett program előtt, fontosabb eseményeknél hónapokkal előbb illik kiküldeni. A meghívó tartalmazhat egy viszonylagos tájékoztatót a helyszín megközelíthetőségéről, az étkezés(ek)ről, a dress code-ról és a várható programokról, hiszen a meghívottak eszerint készülnek. A meghívó formátuma a rendezvény és a meghívottak profiljától függ: a komoly, protokolláris vagy ünnepélyes rendezvények nyomtatott meghívót követelnek meg, a céges rendezvényekre vagy kisebb, informális eseményekre e-mailes meghívó is megfelel.

Előfordul, hogy a nyomtatott meghívó kiküldése után egy-két héttel online meghívó is kimegy, mintegy emlékeztetőképpen. Az utóbbi előnye, hogy lehetőség van visszajelzést kapni a részvételi szándékot illetően, és ételallergiával kapcsolatos
igényeiket is jelezhetik a vendégek.

A vendégek profiljától függően (korcsoport, médiafelhasználás) a közösségi média egyes platformjai is bevonhatók: egy Facebook zárt csoportban például kiválóan lehet
információkat megosztani egy eseményről.

A részfeladatokat ellátó alvállalkozók kiválasztása

A rendezvény sikere erősen függ a szolgáltatások minőségétől, ezért időben el kell kezdeni keresni a megfelelő szolgáltatókat. Kisebb, privát vagy informális rendezvényeken kevésbé, de egy nagyszabású eseményen ez rendkívül fontos szempont. Gondoljunk csak az előkészületi szakaszban a meghívókat előállító nyomdára, a helyszíni dekorációra, a berendezésre, a műsorvezető vagy host és az egyéb szereplők sminkesére, fodrászára, a rendezvény közben a DJ, a VJ, a fotós, a videós, a technikusok, a hostessek, a tolmácsok munkájára, és végül a rendezvény után a pakoló- és takarítószemélyzetre, és a cateringről még nem is beszéltünk.

Mindezek felkutatása, szerződtetése és összehangolása nem egyszerű feladat!

Catering

A rendezvény típusától függően a catering lehet csupán kávé és pogácsa bekészítés, svédasztalos állófogadás vagy akár ültetett díszvacsora is. Ennek kiválasztásában és a menü összeállításában a profi catering szolgáltató sokat tud segíteni, ha a megrendelő pontos leírást ad a rendezvényről és a vendégek profiljáról. 

Fontos, hogy az allergének fel legyenek tüntetve az étlapon, illetve legyen B- menü az ételallergiával küzdő vendégek számára. Az ételallergia részletkérdésnek tűnik, de a részletekben bújik meg az ördög…semmi sem tudja úgy elrontani a rendezvényt, mint egy súlyos allergiás roham vagy egy éhen maradt vendég!

A rendezvény lebonyolítása

Az utómunkálatok - tanulságok leszűrése

Az utómunkálatok első, közvetlenül a rendezvény utáni lépése a pakolás és takarítás, amit a takarítószemélyzet végez. Később azonban megkezdődik a rendezvény sikerének kiértékelése. Elérte az eredetileg meghatározott célját? Sikerült tartani a költségtervet? Eltértünk az eredeti forgatókönyvtől? Sikerült megoldani a váratlan helyzeteket? Ezeket a kérdéseket mind-mind érdemes kielemezni, hogy a következő rendezvényszervezői munkafolyamat zökkenőmentesebb lehessen és a következő rendezvény még az eddigieknél is sikeresebb legyen.

Természetesen ezzel a folyamat még nem zárult le, hiszen a menet közben lefűzött számlák alapján történő elszámolások, a szerződések szerinti kifizetések a szolgáltatók felé még mind hátravannak. További feladat, hogy a rendezvényről készült dokumentációt, fényképeket vagy riportokat az arra megfelelő, jól megválasztott platformokon elérhetővé kell tenni az adott közösség, a résztvevők számára. Erre adott sajtótermék vagy céges belső kommunikációs felület, illetve a közösségi média felületei is alkalmasak lehetnek.

Továbbá a céges, főleg a rendszeres rendezvények után érdemes visszacsatolást kérni arról, hogy hogyan érezték magukat a résztvevők, jó volt-e a party. Ebből sokat lehet tanulni, illetve ez az egyik módja a babérok learatásának is!

Ki szervezze az eseményünket?

A fentiek tükrében leszögezhetjük, hogy a rendezvényszervezés egy önálló szakterület, melynek a profi rendezvényszervező cégek az igazi mesterei. A legtöbb cégvezetőben felmerül azonban a kérdés, hogy kisebb ráfordítással megoldható lenne-e a céges rendezvény megszervezése, ha egy belsős kollégának adnák a megtisztelő feladatot. 

Mi a jó döntés?

A belsős munkatárs

A belsős kolléga minden bizonnyal nagyon jól ismeri a cég működését, piaci helyzetét, termékeit, munkafolyamatait, az ott dolgozók profilját, igényeit és a cég telephelyeit. Ebből kifolyólag valószínűleg jól ki tudja választani, hogy mi lenne a legmegfelelőbb program például egy csapatépítő tréningre, mert ismeri a kollégákat és a csapat előnyeit, hátrányait, de ötletekért valószínűleg a rendezvényszervező cégek weboldalait böngészné.

Mint azt a fentiekben láthattuk, számos szakterülethez tartozó témában kell döntéseket hozni a rendezvényszervezői folyamat közben (költségterv, szolgáltatók, kommunikáció, a rendezvény arculata, meghívók formátuma stb.). A belsős kolléga, még ha van is rendezvényszervezői tapasztalata, a saját területén tudna leginkább konstruktívan hozzájárulni a rendezvényszervezői folyamathoz, a többi területen kevésbé valószínű, hogy mindig jó döntéseket tudna hozni. Felmerül a kérdés, hogy a kolléga a szervezői feladatok mellett továbbra is maximálisan el tudja-e látni a pozíciójának megfelelő mindennapi feladatait, illetve kié a felelősség, ha a túlterheltség miatt hiba csúszik a rendezvényszervezői folyamatba.

A kolléga garantáltan több munkaórát fog tölteni a szervezéssel, mint amennyit a saját munkakörével szokott, mert számára új területekkel kell megismerkednie. Így sokkal többe kerülhet a cégnek a rendezvény megszervezése, mint ha szerződtetne egy külsős céget. A belsős kolléga felkérése valószínűleg csak első ránézésre tűnik tehát költséghatékony módszernek, a hibalehetőségek száma annál nagyobb. Egy jól megválasztott külső ügynökség viszont leveszi a cég válláról a rendezvényszervezés
egész terhét.

Miért ügynökség?

Egy profi csapat szerződtetése rengeteg előnnyel jár. Ők állandó alvállalkozókkal
dolgoznak, akikkel bejáratott, jó kapcsolatuk van, jól tudnak együttdolgozni. Emiatt jóval kedvezőbb árakat tudnak kialkudni, mintha egy belsős kolléga keresi meg őket
egyetlen projekt erejéig. Így csak egy szerződést kell tető alá hozni, és nem szükséges a számos különböző szolgáltatóval külön-külön szerződést előkészíteni.

A rendezvényszervező cég meglepően jól rá tud világítani, hogy milyen típusú rendezvényre lenne szükség. Például egy adott téma köré néha jobb konferenciát szervezni, mint workshopot, vagy irodán belüli csapatépítés helyett hatékonyabb lehet egy sportnap. Egy ügynökség a kommunikációs eszközök terén is szélesebb palettával rendelkezik (molinók, displayek, bejáratott sajtókapcsolatok, influenszerek stb.), mint a belsős kolléga, akinek nem ez a szakterülete.

Így a kollégákra azok a projektek maradnak, amikhez igazán értenek és amik miatt alkalmazták őket, a hibalehetőségek száma is lecsökken, a kiadások sem nőnek feleslegesen és mindenki boldogabb. A végeredmény pedig: boldog alkalmazottak,  jobb csapatmunka, gondtalan cégvezetés, sikeres rendezvény és több elérhető ügyfél!

Miért is szervezünk rendezvényeket?

A sikeres rendezvénynek hosszútávon több gyümölcse van (eredményes csapatépítés után a jobban működő, produktívabb csapat, promóciós rendezvény esetén a
célcsoport hatékonyabb elérése stb.), mint amennyi ráfordítást igényelt, ezért megéri az arra legalkalmasabb rendezvényszervező csapatot megkeresni.

Igen, a Te rendezvényedet is ilyen profin fogjuk megszervezni és lebonyolítani!