A rendezvényszervező az, akit sokszor észre sem veszünk egy nagy rendezvényen, de nélküle egyetlen fogaskerék sem tudna megmozdulni. A háttérből szervezi a dolgokat, a legelejétől a legvégéig, és ő az, akinek a munkája nyomán élmény lesz az a bizonyos esemény minden résztvevőnek. Még akkor is, ha valami váratlan dolog történik. De mi is tulajdonképpen ez a szakma – mit csinál a rendezvényszervező?
Ki pontosan a rendezvényszervező?
A rendezvényszervező az az ember, aki egy teljes rendezvény megtervezéséért és lebonyolításáért felel. Előkészít, megszervezi az esemény infrastruktúráját, és igazgatja a résztvevőket, koordinálja a programot. Rendezvény lehet egy családi vagy baráti társaság nagyobb összejövetele, de egy cég által megtartott összejövetel is. A cél legtöbbször egy közös tevékenység, egyazon időben, egy helyen. Ez azt jelenti, hogy sokan vannak egy helyen, ami rendkívül sok szerveznivalót igényel: gondoskodni kell az eljutásról, az ételről és italról, a programról, valamint a mosdóigényekről és egyéb dolgokról is. Hogy a rendezvény zökkenőmentes legyen, a rendezvényszervező gondoskodik mindenről.
A rendezvényszervezés a mai formájában a ‘70-es évektől kezdődött, de a 21. században forrt ki igazán, és vette birtokba a neki kijáró helyet a szolgáltató szakmák sorában. Az ókortól kezdve voltak nagy lakomák, ünnepségek, de azoknak a megrendezőiről nem sokat tudunk – bár ha egy több napos olimpiát vagy lakomát meg tudtak szervezni, akkor ők is értették a módját.
Milyen feladatok tartoznak a rendezvényszervező cégek munkájába?
A rendezvényszervezők többnyire cégekben találhatók, vagyis csapatban dolgoznak. Ez azzal az előnnyel is jár, hogy állandó partnereik vannak, széles kapcsolati hálóval rendelkeznek. Emiatt az ügyfeleknek meg tudják találni a legjobb megoldásokat, akár extravaganciáról, akár költséghatékonyságról van szó.
A rendezvényszervező tulajdonképpen egy közvetítő a megrendelő és az eseményhez szükséges alcsoportok képviselői között. Feladata, hogy levegye a szervezés és a lebonyolítás terheit és stresszét a megrendelő válláról.
Egy rendezvény megszervezéséhez különböző folyamatok és fázisok bonyolult és harmonikus összhangjára van szükség, hogy minden a megrendelő tervei szerint haladjon. A munkafolyamat ott kezdődik, hogy a rendezvényszervező dokumentál mindent, ami szükséges: a megrendelő igényeiből kialakít egy tervet, ezt szakszóval brief-nek hívják. Ez tartalmaz minden fontos információt, amely ahhoz kell, hogy sikeresen meg tudjon szervezni bármilyen méretű és típusú eseményt: a rendezvényt típusát, a célközönséget, az elképzeléseket és igényeket a helyszínre, programra stb.
Ezután meg kell határozni a helyszínt és az időpontot, menedzselni a vendéglistát. Csak hogy lássuk egy-egy feladat összetettségét: ez utóbbi például magában foglalja az értesítést, a meghívókat, annak formáját és szövegét, eljuttatását, a visszajelzések kezelését, a különböző, például a szállásra vagy étkezésre való igény koordinálását és kielégítését.
Az is a rendezvényszervező feladata, hogy az egyes részfeladatokat ellátó szolgáltatókkal (pl catering, előadó, helyszíngazda) kommunikáljon, és jelezze a megrendelő igényeit – ez természetesen a megrendelővel való folyamatos kapcsolattartást is jelent.
A rendezvényen magán a rendezvényszervező intéz mindent, ami a zökkenőmentes lebonyolításhoz szükséges, és ha valami váratlan helyzet adódna, rugalmasan kezeli, úgy, hogy a vendégek lehetőség szerint ne érzékeljék, hogy probléma adódott.
A rendezvény utómunkálatai is ide tartoznak: az elpakolás és takarítás megszervezésén túl az esemény értékelése, az elszámolások és számlák kezelése és a szerződés szerinti kifizetések, a fényképek elérhetővé tétele mind ide tartoznak.
Láthatjuk tehát, hogy összetett és intenzív munka a rendezvényszervezés.
Mit kell tenned ahhoz, hogy rendezvényszervező légy?
A legelső dolog: gyakorolni. Próbáld ki magad kicsiben, keress lehetőségeket, amelyekben elmerülhetsz. Emellett igen hasznos, ha papírja van az embernek, hiszen ez – a munkához szükséges készségek mellett — nagyban megkönnyíti, hogy felvegyenek valamilyen rendezvényszervező céghez. Számos OKJ-s vagy más felnőttképzéshez kapcsolódó képzést találni, amely mind felkészít valamennyire. Válassz egy olyan képzést, amely gyakorlati tudást is ad, és végezd el.
Ami azonban a legfontosabb a papír mellett: hogy alkalmas legyél a rendezvényszervezésre. És ha hivatalos gyakorlatod nincs is olyan sok, be tudd bizonyítani, hogy ezt a munkát neked találták ki, és nincs olyan probléma, amelyet nem tudsz kezelni.
Miért légy rendezvényszervező? Megéri?
Ha szereted csinálni, akkor természetesen megéri, mert meg tudsz élni belőle, minél gyakorlottabb vagy, annál jobban. A rendezvényszervező munka sokat kivesz az emberből, csakis szívvel-lélekkel és persze tapasztalattal érdemes csinálni. Ha viszont az ember jól csinálja, stabil egzisztenciát és kiterjedt kapcsolati hálót tud teremteni magának egy pörgős, kihívásokkal és sikerélményekkel teli munkában.
Alapvetően két opció van: vagy alkalmazottként dolgozol, egy rendezvényszervező cégnél bejelentve, vagy egyéni vállalkozóként, projektalapúan számlázva.
Nem mindegy az sem, hogy milyen szektorban dolgozik az ember: szabadúszóként, rendezvény-ügynökségnél, állami szektorban, vagy vállalati szférában. Mindegyiknek megvan a maga előnye és hátránya. Szabadúszóként neked kell munkát szerezned magadnak, egy rendezvényszervező cégnél viszont sok apró előny járhat azzal, hogy csapatban dolgozol: inspiráló közeg, izgalmas projektek, infrastruktúra, tapasztalat, közösségformáló élmények. A multiknál sokszor nem csak rendezvényszervezést kell csinálni, hanem más munkákat is, ez ilyen szempontból megfontolandó, hogy megéri-e a magasabb összeg több és másféle munkáért.
Hogyan lehetsz profi ebben a szakmában?
Van néhány elengedhetetlen tulajdonság, hogy valaki rendezvényszervező lehessen, és még annál is több, hogy profivá váljon. Szerencsére ez utóbbira is igaz, hogy gyakorlat teszi a mestert. Senki sem születik profinak, de ha a néhány alapkészség találkozik a gyakorlattal és a minőségre való igénnyel, akkor nem lehetetlen profi rendezvényszervezővé válni néhány év alatt.
Az egyik fontos dolog, hogy az ember élvezze, amit csinál. Legyen affinitása emberekkel foglalkozni, fejest ugrani a pörgésbe, összeszervezni a dolgokat. Enélkül valószínűleg nagyon hamar kiég bárki, bármilyen szakmában, de fokozottan igaz ez a rendezvényszervezésre. Hiszen a folyamatos kapcsolattartást, egyeztetést és magas fokon való pörgést csak úgy lehet bírni, hogy az illető élvezi a folyamatot.
A másik, hogy magas szintű kommunikációs készségekre van szükség. Ezt természetesen lehet fejleszteni, de ebben a szakmában alapvető, hogy a szervező mindenkivel meg tudja találni a hangot: az ügyféllel, a fellépő művésszel, a konyhafőnökkel, a hangtechnikussal, és nemcsak akkor, amikor mindenki a legjobb oldalát mutatja. Egy rendezvény stresszel jár, ez az, amit a rendezvényszervező levesz a megrendelő válláról. Neki viszont bírnia kell, és nemcsak a sajátját, hanem a másikét is, legyen az a megrendelő, a fellépő, a cukrász, esetleg a kétségbeesett vendégsereg.
A stressztűréshez ebben az esetben a higgadtságnak és a rugalmasságnak is kell csatlakoznia: bármikor előfordulhat ugyanis, hogy valami váratlan közbejön, és a rendezvényszervezőnek ekkor kell a leginkább kreatívnak lenni. Ha váratlan vihar támad egy szabadtéri rendezvényen; ha a fellépő egy nappal előbb megbetegszik; ha valakit baleset ér, ha a menyasszonyi torta véletlenül a földön landol – ha bármi, bármi történik, a rendezvényszervezőnek akkor is meg kell tudni oldani a helyzetet.
Tulajdonképpen ez a problémamegoldás az, ami a precíz rutinmunkákon túl a profi rendezvényszervezőt jellemzi. Ettől csinálja ő ezt a feladatot, mert ő az, aki mindent meg tud oldani.
